Criterios para la
finalización del Servicio
ISO 9001
Para los efectos de garantizar la trazabilidad y la mejora continua bajo los estándares de calidad de Truca International Logistics, se establecen los siguientes criterios para dar por concluido un servicio:
1. Hitos de Aceptación del Servicio: Se entenderá que el servicio ha sido prestado de manera satisfactoria y se dará por concluido operativamente al cumplirse cualquiera de los siguientes supuestos (sin necesidad de firma autógrafa adicional).
2. Aceptación Expresa: Cuando el consignatario o cliente reciba la carga y se formalice la entrega mediante el documento correspondiente a la modalidad de transporte (Criterios de finalización del servicio).
3. Aceptación Tácita (Garantía de Continuidad): Con el fin de no demorar los procesos administrativos y de mejora continua del Cliente, si transcurridas 48 horas naturales a partir de la puesta a disposición de la carga en destino (o entrega de documentos de arribo) no se recibe una notificación formal de incidencia, el servicio se considerará aceptado a entera satisfacción. Este plazo asegura que cualquier observación sea atendida con la prioridad y prontitud que nuestro Sistema de Gestión de Calidad exige.
4. Independencia del Pago: La conclusión operativa y técnica del servicio es independiente de los ciclos de facturación y cobranza. La aceptación del servicio según los criterios anteriores constituye la evidencia de cumplimiento de los objetivos de calidad de Truca, independientemente de si el pago se encuentra pendiente o en proceso de liquidación.
5. Reporte de No Conformidades (Plazos): Cualquier reclamación relacionada con la calidad del servicio (tiempos, trato, documentación) deberá reportarse al correo oficial de atención a clientes en un plazo no mayor a 48 horas tras la entrega. Transcurrido este tiempo, Truca dará por cerrado el registro de servicio en su Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
6. Validez de la aceptación digital: El Cliente reconoce que los registros electrónicos de los sistemas de tracking y las comunicaciones vía correo electrónico institucional tienen plena validez legal y técnica para acreditar la prestación del servicio conforme a lo contratado, sustituyendo para fines de la norma ISO 9001 cualquier requerimiento de firma física de cierre.
Objetivo
1
Establecer los criterios que deberán cumplirse para considerar finalizada una operación logística y autorizar el cierre administrativo del embarque en el sistema Logitude, asegurando que el servicio fue prestado conforme a los requisitos del cliente, los requisitos legales y los procedimientos internos.
Alcance
2
Aplica para todas las operaciones de:
-
Transporte marítimo de importación
-
Transporte marítimo de exportación
-
Transporte aéreo de importación
-
Transporte aéreo de exportación
-
Transporte terrestre nacional
-
Transporte terrestre internacional
%2010_23_35%E2%80%AFp_m_.png)
Criterios de finalización del servicio
3
Una operación únicamente podrá considerarse concluida cuando se cumplan los criterios que correspondan al tipo de embarque.
A) Todos los embarques
Debe cumplirse lo siguiente:
✓ El servicio contratado fue ejecutado.
✓ Se confirmó la entrega de la mercancía o el cumplimiento del servicio contratado.
✓ El cliente recibió la información correspondiente.
✓ No existen actividades operativas pendientes.
✓ El expediente electrónico se encuentra completo.
✓El shipment fue cerrado en Logitude.
B) Evidencias aceptables
Dependiendo del servicio podrán utilizarse como evidencia:
-
POD firmado
-
Delivery Order
-
Carta Porte firmada o DODA
-
BL liberado
-
AWB / WAREHOUSE RECEIPT
-
Acuse de entrega
-
Evidencia fotográfica
C) Criterios específicos por modalidad
Ocean Import
La operación concluye cuando:
✔ La mercancía fue entregada al consignatario.
✔ El POD fue recibido.
✔ Se confirmó la liberación del BL.
✔ Se enviaron documentos finales al cliente.
✔ No existen incidencias abiertas.
✔ El expediente está completo.
✔ Shipment Closed en Logitude.
Criterios para el cierre administrativo
4
El Ejecutivo de Operaciones únicamente podrá cerrar un embarque cuando:
Responsable
6
Excepciones
5
Cuando exista alguna de las siguientes situaciones:
-
Reclamo
-
Daño
-
Faltante
-
Diferencia documental
-
Incidencia con aduana
-
Incidencia con naviera
-
Incidencia con aerolínea
-
Rechazo del cliente
El ejecutivo de operaciones documentará la desviación y continuará el seguimiento conforme al procedimiento correspondiente antes del cierre definitivo del embarque.
El Ejecutivo de Operaciones es responsable de verificar el cumplimiento de los criterios de finalización antes de realizar el cierre del embarque en Logitude.
El Gerente o director de Operaciones verificará el cumplimiento durante auditorías internas o revisiones de proceso.
Evidencia objetiva
7
Como evidencia del cumplimiento podrán utilizarse, entre otros:
-
Registro del shipment cerrado en Logitude.
-
POD.
-
BL.
-
AWB.
-
Correos electrónicos enviados al cliente.
-
Factura del proveedor.
-
Expediente electrónico completo.