Criterios para la
finalización del Servicio
ISO 9001
Objetivo
1
Establecer los criterios que deberán cumplirse para considerar finalizada una operación logística y autorizar el cierre administrativo del embarque en el sistema Logitude, asegurando que el servicio fue prestado conforme a los requisitos del cliente, los requisitos legales y los procedimientos internos.
Alcance
2
Aplica para todas las operaciones de:
-
Transporte marítimo de importación
-
Transporte marítimo de exportación
-
Transporte aéreo de importación
-
Transporte aéreo de exportación
-
Transporte terrestre nacional
-
Transporte terrestre internacional
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Criterios de finalización del servicio
3
Una operación únicamente podrá considerarse concluida cuando se cumplan los criterios que correspondan al tipo de embarque.
A) Todos los embarques
Debe cumplirse lo siguiente:
✓ El servicio contratado fue ejecutado.
✓ Se confirmó la entrega de la mercancía o el cumplimiento del servicio contratado.
✓ El cliente recibió la información correspondiente.
✓ No existen actividades operativas pendientes.
✓ El expediente electrónico se encuentra completo.
✓El shipment fue cerrado en Logitude.
B) Evidencias aceptables
Dependiendo del servicio podrán utilizarse como evidencia:
-
POD firmado
-
Delivery Order
-
Carta Porte firmada o DODA
-
BL liberado
-
AWB / WAREHOUSE RECEIPT
-
Acuse de entrega
-
Evidencia fotográfica
C) Criterios específicos por modalidad
Ocean Import
La operación concluye cuando:
✔ La mercancía fue entregada al consignatario.
✔ El POD fue recibido.
✔ Se confirmó la liberación del BL.
✔ Se enviaron documentos finales al cliente.
✔ No existen incidencias abiertas.
✔ El expediente está completo.
✔ Shipment Closed en Logitude.
Criterios para el cierre administrativo
4
El Ejecutivo de Operaciones únicamente podrá cerrar un embarque cuando:
✔ Servicio concluido
✔ Evidencia de entrega
✔ Documentación completa
✔ Cliente informado
✔ Incidencias cerradas
✔ Costos registrados
✔ Expediente completo
✔ Shipment Closed
Excepciones
5
Cuando exista alguna de las siguientes situaciones:
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Reclamo
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Daño
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Faltante
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Diferencia documental
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Incidencia con aduana
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Incidencia con naviera
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Incidencia con aerolínea
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Rechazo del cliente
El ejecutivo de operaciones documentará la desviación y continuará el seguimiento conforme al procedimiento correspondiente antes del cierre definitivo del embarque.
Responsable
6
El Ejecutivo de Operaciones es responsable de verificar el cumplimiento de los criterios de finalización antes de realizar el cierre del embarque en Logitude.
El Gerente o director de Operaciones verificará el cumplimiento durante auditorías internas o revisiones de proceso.
Evidencia objetiva
7
Como evidencia del cumplimiento podrán utilizarse, entre otros:
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Registro del shipment cerrado en Logitude.
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POD.
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BL.
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AWB.
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Correos electrónicos enviados al cliente.
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Factura del proveedor.
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Expediente electrónico completo.